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北京社会管理职业学院公务卡知识问答

时间:[2012-06-01]  来源:

日常管理篇

1、什么是公务卡?

答:公务卡是指以教职工个人名义,向学校公务卡代理银行申请开立,并纳入政府公务卡管理系统的银行贷记卡。公务卡由学校教职工个人持有、保管和使用,主要用于日常公务支出和财务报销业务,也可用于个人消费,具有一定的透支消费额度和透支免息期。公务卡实行“一人一卡”实名制。

2、公务卡与普通信用卡的区别是什么?

答:我院推行的公务卡为银联标准卡, 持卡人为行政事业单位的在职职工,办卡时须由其单位确认身份。主要用于公务开支,并享受银行免收年费、到期免换卡费、免费提供交易短信通知、报销还款交易短信通知、帐单到期短信提醒、在规定的期限内享受消费透支免利息、免收本行本地溢缴款取现手续费等优惠。它与普通信用卡最大的区别在于,公务卡具有财政财务管理的属性,能确保公务消费行为有据可查、有迹可寻,同时减少日常开支中的现金流量。

3、推行公务卡结算有何必要性?

答:推行公务卡结算,是深化完善国库集中支付,健全现代财政国库制度的重要举措,对于提高财政资金使用的透明度,规范管理和加强监督等具有重要意义。

传统现金支付方式下,单位财务人员从银行提取现金、保管库存现金以及单位工作人员预借现金、携带现金、办理报销手续等工作环节多,业务量大、财务成本高、资金效率低、财务风险大、财务管理难。而使用公务卡结算,不需要财务人员从银行提取和保管现金,工作人员也不需要提前向单位借款,事后报销通过零余额账户直接还款,可以有效克服传统现金支用方式下存在的问题,方便单位和工作人员用款。

4、如何确定公务卡的信用透支额度?

答:公务卡的初始信用额度(透支额度)为1-5万元,每个教职工具体的信用额度由发卡行根据个人的收入和信用状况核定 。特殊情况下公务卡信用额度不能满足公务支付需要时,持卡人可向发卡行申请临时增加信用额度,增加的额度数和使用期限等具体事项,按照发卡行有关规定执行

5、公务卡结算的适用范围包括哪些?

答:学院原使用现金结算的日常公用支出和5万元以下的零星修缮、物品及服务采购支出,均须采用公务卡结算。包括:办公费、差旅费、印刷费、培训费、邮电费、会议费、招待费、设备购置费、物业费、水电费、维修费等。公务卡主要用于日常公务的支付转账结算,不得提取现金。实行公务卡结算报销方式后,部门预算中原归属于财政统拨款的部分,原则上不再办理200元以上的现金借款和报销业务。原使用转账方式结算的,可继续使用转账方式。

6、公务卡结算对行政事业单位财务管理有何影响?

答:公务卡结算方式对行政事业单位财务管理的影响,可概括为“一个严格管理、两个基本不变、三个新的要求”。

“一个严格管理”指对现金的使用实行严格管理。

“两个基本不变”指保持现行财务管理制度和报销流程基本不变,现行会计核算办法基本不变;

“三个新的要求”,一是要求单位财务部门对持卡人申请报销的公务卡支出,必须通过国库集中支付系统,对刷卡消费的信息进行查询、审核,确认无误后才能予以报销。二是要求对批准报销的公务卡支出签发财政授权支付指令,从单位零余额账户直接将报销款划入公务卡账户。三是要求单位财务部门必须及时签发财政授权支付指令,在持卡人免息还款期之前办理公务卡还款手续。

实行公务卡结算方式后,持卡人需要转变的主要是传统的支付习惯,另外就是要树立良好的信用意识。

7、公务卡结算方式不改变行政事业单位现行的财务管理制度吗?

答:首先,公务卡是以职工个人名义办理的,职工刷卡消费行为完全属于个人行为,与单位财务部门与财政部门无关;其次,进入报销环节后,单位财务部门要按照现行的财务管理制度与程序对公务卡刷卡消费行为进行合规性审核,确定属于公务消费行为后才能报销;对审核认定不属于公务消费行为的,由持卡人负责还款,单位财务部门与财政部门不承担还款责任。因此,公务卡只是一种新型的结算方式,并不改变行政事业单位现行的财务管理制度。

8、为什么说公务卡结算制度能够提高公务支出的透明度?

答:实行公务卡制度后,一般情况下单位不再使用现金结算。作为一种电子化的支付结算手段,公务卡刷卡消费的所有信息,包括消费商户名称、消费日期、消费金额、消费地点等均会被真实、全面地记录下来。财务部门在报销时通过公务卡管理系统提取上述信息,对公务消费进行更全面、有效的审核,提高公务支出的透明度,堵塞管理漏洞,杜绝假发票,防范腐败行为。

9、我院教职工都应申办公务卡吗?

答:公务卡是以单位在职职工个人名义申办的,根据财政部《预算单位公务卡管理暂行办法》规定,在公务卡结算范围以内,凡具备刷卡条件的,一律要使用公务卡结算。我院要求,每个部门至少须有三人持有公务卡(含部门正、副职和报帐员),其他人员可按自愿原则申请办理公务卡。

因公务卡只能本人使用,各部门教职工在确定是否需要办理公务卡时,充分考虑公务报销需求。

对单位而言,实行公务卡结算能够提高公务消费的透明度,堵塞管理漏洞;对职工个人而言,申办公务卡可以避免个人在公务消费中垫付现金,减少借款环节,提高工作效率。

10、职工的不良信用行为对申办公务卡有何影响?

答:在申办公务卡时,如果职工有“不良信用行为”,就无法申办公务卡。个人征信系统是由中国人民银行组织各商业银行建立的个人信用信息共享平台,该系统通过采集、整理、保存个人信用信息,为金融机构提供个人信用状况查询服务,并为货币政策和金融监管提供有关信息服务。在个人向商业银行申请个人贷款及办理信用卡时,商业银行会通过人行个人征信系统查询信用状况。

11、单位职工调离、辞职、退休后其公务卡如何处理?

答:单位职工调离、辞职、退休后,应按要求及时还清债务,结清余额,由财务部门汇总变更情况,及时通知发卡行,停止公务卡的使用。

个人使用篇

12、如何启用公务卡?

答:在拿到新卡(包括毁损补卡、挂失补卡、自动换卡、提前换卡)后,首先,应确认卡片正面的凸字姓名拼音拼写与您在申请表上填写的姓名拼音拼写一致,若发现两者不同,请立即联络发卡银行予以更换。其次,您应该在公务卡背面的签名条上签上自己的姓名,并尽量与申请表上的签名保持一致。最后,为保证新卡在寄送过程中不会被他人盗用,新卡均是未启用的,多数发卡银行规定拿到新卡后必须完成“卡启用(激活)”操作,请您依照发卡银行指示通过电话或网络等完成开卡程序。完成后,您就可以进行刷卡交易了。

13、使用公务卡刷卡消费时的注意事项有哪些?

答:(1)、申请到公务卡后,务必在卡背面签上您的姓名。当您将卡片交给商户收银员时,请尽量让卡片保持在您的视线范围内,养成刷卡不离眼的习惯,并留意收银员刷卡的次数;

(2)、在输入密码时应尽可能用身体或另一只手遮挡,以防恶意窥视;

(3)、拿到收银员交会的POS小票及卡片时,应认真核对POS单上的金额是否正确,卡片是否为本人的卡片

(4)、请妥善保管POS小票,刷卡消费时若发生异常情况,可凭POS单及对账单及时与发卡行联系,如已取消刷卡交易改用现金付款,应要求商户撕毁其保留的刷卡签购单并妥善保管好现金付款凭据。

14、什么是公务卡的交易日,记账日,账单日和还款日?

答:信用卡(包括公务卡)消费一般有四个时间观念,分别是交易日,记账日,账单日和还款日。所谓交易日,是指持卡人每笔交易(包括刷卡费,提现等)发生的日期。所谓记账日,是指银行把持卡人的交易记录入账的日期,一般在交易日后一天至两天完成。所谓账单日,是指银行对持卡人每月(按上一个月的账单日到本月的账单日计算)交易进行结算的日期,并于该日期向持卡人寄发账单。所谓还款日,是指持卡人本期交易的到期还款日期。该日期一般在账单日后20或25天左右。

15、如何计算公务卡免息期?

答:公务卡属于信用卡(贷记卡),可以在发卡行授予的信用额度内,先消费后还款,享受免息还款期的优惠。免息还款期是指银行记账日至发卡行规定的到期还款日之前的时间,在此日期前全额还款,持卡人对于本期交易(除透支提现外)所欠银行的款项可免付利息。因为刷卡消费的时间有先有后,所以具体消费享受的免息还款期也就长短不同。例如,某公务卡账单日为每月15日,还款日为每月5日。如果您在3月12日刷卡交易1000元,银行将这笔消费于3月13日记至您的公务卡账户上,这1000元将在3月15日的账单上列出,您最迟可以在4月5日还款,这笔消费的免息期就是24天(记账日3月13日至还款日4月5日)。如果您是3月16日刷卡交易1000元,这1000元将在4月15日的账单上列出,您最迟可以在5月5日还款,这笔消费的免息期就是50天(记账日3月16日至还款日5月5日)。

16、怎样才能享受公务卡的免息期?

答:并不是所有的公务卡刷卡消费均能够享受免息期,要享受免息期,必须在还款日前全额还款。如果还款日前没有全额还款或选择了最低还款额(最低还款额为全部应还金额的10%)还款,则您不再享受免息期,银行将从交易日或记账日起按照全部应还金额的日万分之五收取循环利息。如果连最低还款额都未还足,银行还要按最低还款额与实际归还额的差额的百分之五加收滞纳金,并影响持卡人信用记录。另外,非消费透支(如透支取现等)无免息期。

公务卡的公务消费一律全额还款。为了避免不必要的循环利息,建议您务必在免息还款日前7天,持公务消费发票和经本人签名的公务卡消费交易凭条,按学院报销审批程序到财务处办理报销手续;同时,针对个人消费部分,可绑定一张有足额资金的借记卡(储蓄卡)并选择全额还款,而不选择最低还款额还款。

17、公务卡需要交年费吗?

答:不需要。公务卡发卡行为持卡人提供免费开卡、免收年费、免担保人、免保证金、免开存款账户、到期免费换卡等优惠待遇,您不用担心因此产生的额外费用。

18、公务卡可以用作储蓄卡吗?

答:不可以。公务卡作为一种贷记卡,主要功能是透支,持卡人可以在公务卡账户中存放资金,但银行不会对这部分资金支付利息。

19、公务卡提现的注意事项有哪些?

答:与普通信用卡一样,公务卡具有提现功能。公务提现包括两种情况:一种是透支提现,即利用银行授予的信用额度提取现金,这种提现银行要收取手续费和透支利息等;一种是溢缴款提现(是指您还款时多缴的资金或你存放在信用卡账户内的资金),即通过公务卡提取个人事先存入的资金。公务卡本地本行溢缴款取现免手续费。

由于公务卡具有信用卡的普遍特点以及公务卡提现不利于加强财政管理和财政督导等原因,财政部规定在执行公务过程中原则上不允许通过公务卡提现。确有特殊需要,应当事前经过单位财务部门批准,由借款人办妥借款手续,未经批准的提现业务,提现手续费等费用由持卡人承担;个人消费可提取现金,对个人消费提取现金所产生的手续费及利息由个人自行承担(收费标准按发卡行规定)。

20、为何妥善保管刷卡消费的交易凭条很重要?

答:实行公务卡结算方式后,请您务必妥善保管刷卡消费的交易凭条。首先,单位财务人员在报销时要根据您的交易凭条提取消费信息,交易凭条是报销的必要条件之一;其次,交易凭条是您每月与银行账单进行核对的依据,如果发现账单错误,您应凭交易凭条及时与发卡行联系;最后,如果您将公务卡用于个人消费,交易凭条也不应随意丢弃,因为交易凭条上有卡号等重要信息,随意丢弃交易凭条可能会给犯罪分子有可乘之机。

21、交易凭条(POS单)遗失后如何处理?

答:交易凭条一旦遗失无法重新打印。如果不慎遗失交易凭条,单位财务部门也可根据该笔交易的卡号、消费日期、金额等信息来提取公务消费信息进行核实,单位财务部门再按照正常程序完成报销。

22、可以通过公务卡支持系统办理网上银行支付业务吗?

答:不行。公务卡支持系统只是辅助管理系统,利用了发卡行网上银行平台,但不能通过该系统办理网上银行支付业务。

23、公务卡还款有哪几种方式?

答:公务卡的还款方式有两种:一种是转账或现金还款,公务消费还款由单位财务部门在报销时向公务卡账户转账完成,个人消费还款由持卡人自行通过现金缴款或转账方式完成;另一种是银行扣缴还款,发卡行将根据持卡人的授权在还款日当天自动从持卡人指定的本人借记卡账户(必须与公务卡同属一家银行)扣除相应金额还入公务卡账户。在此方式下,只要指定的扣缴账户有足够的余额,就不必担心产生透支利息和滞纳金的问题。

24、遇到商户不具备刷卡条件怎么办?

答:在公务卡结算方式的适用范围内,持卡人应优先在具有刷卡条件的商户进行公务消费。对确实不具备刷卡条件的公务消费活动,工作人员应先行垫付现金完成交易,并按现行财务规定办理报销手续。情况特殊时,经单位财务部门审核同意,工作人员可向单位财务预借现金支付,并按现行财务规定办理报销手续。

25、如果使用公务卡进行个人消费,能够保证消费信息的私密性吗?

答:可以。公务卡主要用于公务消费,也可以用于个人消费。对于个人消费信息,只要本人不对外提供消费凭证或消费信息,单位财务部门是无法取得相应消费信息的。同时,财政、银行、银联等部门将按照规定为持卡人消费信息保密。

26、刷卡后要退货怎么办?

答:刷公务卡消费后如果要退货(消费撤销),商户是不能以现金方式退还给您的。如果是当日当批消费撤销,商户当日按照规定的程序完成消费撤销;如果不是当日当批消费撤销,商户要通过书面通知的方式联系银联,银联在收到商户通知后7个工作日内完成退款。

27、公务卡如何挂失?

答:如果您遗失了公务卡,请及时致电发卡行客户服务热线400-820-0588办理挂失手续,如未及时挂失造成的经济损失由持卡人个人承担。公务卡挂失后可向发卡行申请补办新卡。

28如何查询公务卡报销是否已完成?

答:完成报销后,单位财务人员可通过公务卡管理系统获知报销还款是否成功,同时持卡人可以通过手机短信息、电话银行、网上银行、银行对账单、ATM机查询、营业网点查询等多种方式查询获知公务卡的还款情况。

财务报销篇

29、公务卡结算报销的基本程序是什么?

答:第一步,公务卡持卡人因公务活动的需要,使用公务卡刷卡消费,并取得原始发票和经本人签名的消费交易凭条(POS单)。

第二步,在规定的免息期内,公务卡持卡人持发票、消费交易凭条(POS单)以及报销的相关凭证到财务部门办理报销。

第三步,财务部门根据消费交易凭条的“交易日期”、“卡号”、 “消费金额”等要素,通过国库集中支付系统提取相应的公务消费信息,按规定进行审核后,对符合公务卡结算范围和财务制度规定的支出予以报销,财务人员将报销款通过国库集中支付系统支付到持卡人的公务卡账户,完成还款操作。对不予报销的部分,由持卡人自行还款。

第四步,代理银行及时以短信或对账单形式通知持卡人报销款项已划入公务卡。

30、单位财务部门如何实现在国库集中支付系统中办理公务卡的报销业务?

答:第一步,升级集中支付系统。预算单位财务部门通过自动升级或手动安装升级包的方式对集中支付系统进行升级,安装公务卡管理系统。

第二步,公务卡管理系统信息维护。预算单位应当在公务卡申办成功后,将持卡人姓名、卡号、发卡行等公共信息录入本单位公务卡管理系统。公务卡公共信息可由发卡行提供的EXCEL文件导入,也可根据需要手工维护。此外,单位财务部门还要录入收款账号、报警提示、网络接口等信息。设置完成后单位方可进行公务卡审核报销。

31、单位财务部门应怎样完成报销程序?

答:第一步,登录公务卡管理系统,根据持卡人提供的授权号、交易日期、卡号、交易金额等要素下载消费信息,确认公务消费的真实性,审核确认后选择批准报销的消费明细,录入可报销金额、经济分类科目、用途等要素信息。

第二步,在公务卡管理系统中生成并打印“汇总还款明细表”,将“汇总还款明细表”的电子文档通过公务卡管理系统发送给发卡行,并将加盖单位财务公章的纸质凭证递交给发卡行。

第三步,签发“财政授权支付凭证”,通知国库集中支付代理行向指定的发卡行账户还款。

第四步,收到银行回单后,按照现行会计核算办法进行账务处理。

32、可以对“汇总还款明细表”进行编辑吗?

答:不可以。“汇总还款明细表”电子信息与纸质信息必须确保一致。预算单位提交发卡行的“汇总还款明细表”必须从公务卡管理系统中直接打印,不得使用另行编辑或下载修改的“汇总还款明细表”。由电子信息与纸质信息数据不符引起的相关责任由预算单位承担。

33、单位财务部门通过公务卡管理系统下载消费信息时需要注意哪些问题?

答:首先,要确保与财政国库的网络连接正常,如不正常,系统会提示获取信息失败;其次,需要录入正确的查询条件,包括授权号、消费时间、卡号、消费金额;最后,如果不小心删除了已查询到的消费信息,可以按查询条件再次获取同一条消费信息。

34、什么是授权号?

答:信用卡业务的授权号是指发卡机构对每笔银行卡消费交易会由电子计算机随机给出的编码(一般为六位数),在一定的周期(如10万次)内不会重复。

35、单位财务部门可以向借记卡账户还款吗?

答:不可以。为了方便持卡人及时还款,在公务卡的使用过程中允许持卡人将本人的借记卡账户作为公务卡的签约还款账户。但为确保资金安全,单位财务部门只能向公务卡账户转账完成公务消费还款。若持卡人事先垫支偿还了公务消费的透支金额,在完成报销手续后将该部分资金从公务卡账户取出即可。

36、完成报销还款手续后,发生退款业务怎么办?

答:因向供应商退货等原因导致已报销资金退回公务卡的,持卡人应按所在单位内部财务制度规定,及时将相应款项退回所在单位财务部门,并由单位财务部门及时退回零余额账户。

37、未使用公务卡消费的公务支出可通过公务卡报销流程转入公务卡账户吗?

答:不可以。每一笔公务卡还款信息均由刷卡消费信息汇总生成。未使用公务卡消费的支出不适用本办法。

安全用卡篇

38、在公务卡上签名应注意那些事项?

答:在收到公务卡后,应该用圆珠笔在签名条上签字,并耐心等待字迹干掉。签字笔和钢笔笔迹不易干,容易造成签字变花,不建议使用。公务卡上的签名字体没有严格要求,但过于个性化的签名,在发生争议交易或失卡赔付时,将不利于比对原始表上的签名,造成不必要的损失。建议使用接近原始申请表上的签名。

39、公务卡刷卡消费时,必须使用密码吗?

答:与普通信用卡可由持卡人自行选择是否使用密码不同,公务卡由于涉及公务消费支出,资金量较大,敏感度较高,因此,为确保公务卡消费安全,财政部规定公务卡刷卡消费必须使用密码。公务卡的密码,均由个人负责保管。

40、如何保护个人信息安全?

答:个人信息是指能够进行个人身份辨认的信息,包括:姓名、生日、身份证号码、电话、地址、卡号、发卡日期、卡片有效期、婚姻状况、教育状况、职业等。您应妥善运用及保护自己的个人信息,避免因个人信息泄露而让诈骗分子有机可乘。不要轻易向陌生人泄露个人信息,也不要随意在网络留下个人信息。

警惕向您询问个人信息的电话及电子邮件,银行或公安机关是不会向您询问银行卡账户信息及密码的。不要将您的身份证件、银行卡转借他人使用。

保管好记录着银行卡信息的对账单、消费凭证、取款凭条等单据,或及时处理、销毁。定期查看对账单,发现不明支出,请立即联系发卡银行。您的邮寄地址同样是重要的个人信息。因搬家、工作变更等因素需更改账单寄送地址时,或发现未能及时收到银行对账单时,请立即通过发卡行的客服电话通知发卡行。

41、如何保障个人信用安全?

答:准时还款,再借不难。养成理性的付款习惯,按期归还信用卡透支款项,才能建立良好的个人信用。避免因延迟付款或付款不足而被列入银行不良信用记录名单,给个人信用带来负面影响。不可以恶意透支为目的,通过非法中介机构办理公务卡,更不能主动参与公务卡套现,以免对个人资信状况造成负面影响。应根据自身的经济能力进行公务卡消费,以免背上无法承担的债务。按期归还公务卡透支最低还款款项,以免因延迟付款或付款不足而被列入人民银行不良信用记录名单,给个人信用带来负面影响。

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