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北京社会管理职业学院公务卡管理暂行办法

时间:[2012-11-12]  来源:

北京社会管理职业学院公务卡

管理暂行办法

第一章 总则

第一条 为进一步深化国库集中支付制度改革,规范学院财政授权支付业务,提高公务支出透明度,减少现金支付结算,加强财务监督,根据《中央预算单位公务卡管理暂行办法》(财库〔2007〕63号)、《财政部关于实施中央预算单位公务卡强制结算目录的通知》(财库〔2011〕160号)和《民政部办公厅关于印发〈民政部机关和直属事业单位公务卡管理暂行办法〉的通知》(民办发〔2011〕16号)等规定,结合学院实际,制定本办法。

第二条 本办法所称公务卡,是指学院教职工持有,主要用于日常公务支出和财务报销业务的信用卡。

第三条 公务卡办理的范围是学院在职在编教职工及编外聘用人员。

第四条 本办法适用于财政授权支付业务中原用现金支付的公务支出。实行公务卡结算报销方式后,部门预算中原归属于财政统拨款的部分,原则上不再办理200元以上的现金借款和报销业务。原使用转账方式结算的,可继续使用转账方式。

第五条 实行公务卡制度不改变学院现行财务管理制度和报销基本程序。

第六条 学院在财政部门确定的公务卡发卡银行(以下简称发卡行)范围内,选择银行作为本单位公务卡发卡行。

第七条 学院财务处须依托公务卡支持系统,认真办理与公务卡管理有关的信息维护、财务报销业务。对批准报销的公务卡消费支出,应当按规定时间,通过零余额帐户办理公务卡资金还款业务。

第二章 公务卡日常管理

第八条 公务卡开立的基本程序

(一)以部门为单位,如实填写“公务卡申请表”,连同相关证明资料一并交学院财务处。

(二)财务处对申请开卡教职工的相关资料进行确认并集中送发卡行;发卡行按规定程序审核职工申请资料并办理公务卡。

(三)发卡行将公务卡邮寄给教职工。

(四)财务处汇集开卡人员名单传人事处备案。

第九条 公务卡使用银联标准信用卡,现阶段仅用于办理人民币支出结算业务。公务卡免费开卡、免收年费、免担保、到期免费换卡,具有一定的透支额度和20-50天的透支免息期。

第十条 公务卡仅限本人使用,月透支额度为1-5万元,具体额度由发卡行根据持卡人的信用考核情况,按银行规程办理。

特殊情况下公务卡信用额度不能满足公务支付需要时,持卡人可通过财务处提前向发卡行申请临时增加信用额度,增加的额度和使用期限等具体事项,按照发卡行的有关规定执行。

第十一条 公务卡主要用于公务支出的支付结算。持卡人应规范使用公务卡办理公务消费的支付结算业务,索取财务报销凭证和有关公务卡消费凭证,公务支出发生后,由持卡人本人(或委托部门报帐员)及时向财务处申请办理报销手续。公务卡也用于个人支付结算业务,但不得办理财务报销手续,学院不承担私人消费行为引致的一切责任。

第十二条 持卡人要妥善保管公务卡和密码,并承担因个人保管不善等原因引起的公务卡安全问题。公务卡遗失或毁损,应及时挂失或补办,补办手续由个人自行到发卡行申请办理,持卡人应将新的卡号或挂失情况告之财务处,以便财务处及时通知发卡行维护公务卡支持系统。因公务卡遗失造成的经济损失,按照持卡人与发卡行的领用合约或服务协议中的相关规定处理。

第十三条 工作人员新增或调动、退休时,人事处应当及时通知财务处办理公务卡的申领或停止使用等手续,财务处应当及时通知发卡行维护公务卡支持系统。持卡人因调动、离职、退休等原因离开学院时,必须经财务部门确认无对公债权债务并销卡后,人事处方可办理相关手续。

第三章 公务卡支付管理

第十四条 公务支出有事前审批要求的,在公务卡消费前,应当按照学院相关财务规定事先履行审批手续,否则不予报销。未经批准的消费支出一律视为持卡人私人消费,相关事宜由持卡人负责。

第十五条 公务卡强制结算目录内的财政经费支出必须使用公务卡结算,包括下列项目:

(一)办公费,指单位购买按财务会计制度规定不符合固定资产确认标准的日常办公用品、书报杂志等支出;

(二)印刷费,指单位的印刷费支出;

(三)咨询费,指单位咨询方面的支出;

(四)手续费,指单位支付方面的手续费支出;

(五)水电费,指单位支付的水电费支出;

(六)邮电费,指单位开支的电话费、电报费、传真费、网络通讯费等支出;

(七)物业管理费,指单位开支的办公用房、职工及离退休人员宿舍等的物业管理费,包括综合治理、绿化、卫生等方面的支出;

(八)差旅费,指单位工作人员因出差支付的住宿费、购买机票支出等;

(九)维修(护)费,指单位日常开支的固定资产(不包括车船等交通工具)修理和维护费用,网络信息系统运行与维护费用;

(十)租赁费,指租赁办公用房、宿舍、专用通讯网以及其他设备方面的费用;

(十一)会议费,指会议中按规定开支的房租费、伙食费及文件资料的印刷费、会议场地租用费等;

(十二)培训费,指各类培训支出;

(十三)公务接待费,指单位按规定开支的各类公务接待费(含外宾接待)费用;

(十四)专用材料费,指单位购买日常专用材料的支出,包括实验室用品、专用服装、消耗性体育用品、专用工具和仪器等方面的支出;

(十五)公务用车运行维护费,指公务用车的燃料费、维修费、保险费等支出;

(十六)其他交通费,指单位除公务用车运行维护费以外的其他交通费用。如飞机、船舶等的燃料费、维修费、保险费等。

第十六条 公务卡强制结算目录内的公务支出有以下情况可以不用公务卡结算:

(一)在县级以下(不包括县级)地区发生的公务支出;

(二)在县级及县级以上地区不具备刷卡条件的场所发生的单笔消费在200元以下的公务支出;

(三)按规定支付给个人的支出;

(四)签证费、快递费、过桥过路费、出租车费用等目前只能使用现金结算的支出。

第十七条 持卡人在执行公务中不得通过公务卡提取现金,未经批准的提现业务,提现手续费等费用由持卡人承担。

第四章 公务卡消费的报销及还款

第十八条 持卡人在公务消费后要尽快办理财务报销手续,最迟于免息还款日前7天,持公务消费发票和经本人签名的公务卡消费交易凭条,按现行财务管理制度和报销审批程序到财务处办理报销手续。如遇寒暑假,必须于放假前及时到财务处办理审核报销手续。假期不再办理公务卡公务消费报销业务。

第十九条 公务卡报销程序

(一)持卡人刷公务卡消费后,持公务消费的正规原始发票和经本人签名的公务卡消费交易凭条(pos机小票),按财务报销程序进行报销。必要时,报销人需提供购物明细或消费清单。

(二)持卡人因出差在外或其它特殊原因,确实无法在免息还款日前办理财务报销手续的,可通过传真等书面方式委托本单位其他人员填制正式借款单,经财务处审核后办理借款手续,于免息还款日前先将资金转入公务卡,待持卡人回单位后及时补办报销手续并冲销其借款。

(三)财务人员登陆公务卡支持系统,根据持卡人的姓名、交易日期、流水号和交易金额等信息,查询核对公务消费的真实性。对持卡人签字确认的公务卡消费交易凭条(pos机小票)、报销审批凭证和报销单据等进行审核确认后予以报销。
  (四)报销人当场确认,在转账支票存根和支付凭证上签名。
  (五)财务部门给代理银行签发支付指令和“还款汇总表”,代理银行将资金划转到个人公务卡帐户。
  第二十条 下列情况不予报销,发生的费用由持卡人个人承担。
  (一)报销费用与提供的报销凭证、消费交易凭条明显不符的。
  (二)报销费用超过免息期后产生的银行利息。
  (三)因个人保管不善或遗失等原因,导致公务卡被盗刷所形成的支出。
  (四)消费后无交易凭条或发票等形成的支出。
  (五)其他不符合财务管理规定的支出。
  第二十一条 持卡人应根据银行对帐单查询公务卡消费报销后的资金到帐情况,若有异常,应及时与财务处沟通处理。
  第二十二条 确因工作需要,持卡人不能在规定的免息还款期内返回单位办理报销手续的,可由持卡人或其所在部门的相关人员向财务处提供持卡人姓名、交易日期和每笔交易的明细信息,办理相关借款手续。持卡人在返回单位后的5日内必须补办报销手续。

第二十三条 因向供应商退货等原因导致已报销资金退回公务卡的,持卡人应当及时将相应款项退回财务处,由财务处再退回银行帐户。

第二十四条 公务卡结算的冲正交易处理。财务部门在办理公务卡转账结算业务中,如出现已转账金额超过应转账金额时,可输入原转账交易代码及金额,将原转账交易红字冲销。冲正交易只限于当日转账业务进行冲销,冲销后打印的转账POS凭条,必须由被冲销的职工本人签字确认后方可作为账务冲销的凭证。

第五章 管理职责

第二十五条 财务处在公务卡管理工作中的主要职责是:

(一)与发卡行签订公务卡服务协议。

(二)组织教职工办理公务卡,协同人事处做好新增、调动和退休等人员的公务卡管理工作。

(三)审核持卡人提请报销的公务卡消费凭证,及时办理公务卡报销还款和资金退回处理等业务,做好与公务卡报销相关财务处理工作。

(四)协助发卡行维护公务卡管理系统,及时下载保存有关信息,按月与发卡行核对公务卡报销还款信息。

(五)配合发卡行做好公务卡相关知识宣传和培训工作。

(六)配合上级财政部门做好公务卡监督管理等工作。

第二十六条 持卡人所在部门负责人在公务卡管理工作中的主要职责是:

(一)审核本部门持卡人公务支出的真实性,并按规定程序进行审批。

(二)督促本部门持卡人及时办理公务卡公务消费支出的财务报销手续。

第二十七条 持卡人的主要职责是:

(一)按规定申请办理公务卡,妥善保管公务卡和密码,并承担因个人保管不善等原因引起的公务卡有关费用。

(二)原使用现金支付的财政款项公务支出应当使用公务卡结算和报销,并接受学院财务处的监督管理。

(三)及时办理报销手续,避免逾期欠款。

(四)持卡人收到发卡行对账单,应当及时对账。持卡人对公务消费交易额发生疑异,可按发卡银行的相关规定提出交易查询,确保持卡人公务卡金额准确无误。

(五)遵守国家有关银行卡使用管理的法律法规,规范使用公务卡,不得将非公务支出用于公务报销。

第二十八条 严禁将非学院工作人员纳入公务卡管理范围、违规办理公务卡报销业务或查询、泄漏持卡人的私人交易信息。严禁持卡人违规使用公务卡、恶意支付或将非公务支出用于公务报销。

第六章 附则

第二十九条 本办法自二○一二年七月一日起实行,由学院财务处负责解释。

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